Как работи системата по качеството за образователна институция? Как да добавим документ?

снимка на инж. Калина Христова

Миналата седмица към края излезе заповед за изграждане на Механизъм за борба с тероризма, касаещ всички образователни институции, във връзка с Национален план за противодействие на тероризма ( Решение 669 от 02.11.2017г. на МС). По този повод реших да дам някои насоки свързани с развитието и добавянето на нови документи в системата.

Както всичко истинско и работещо, системата ще претърпи промени. СУК е гъвкава. В началото тя е изградена на база изисквания по унифицирани, матрични параметри заложени в ЗПУО и приложими ДОС. Всяка точка (било от стратегия или от определен наръчник), си е на точно определено място, с точно определено име и си има изискване за разписване. В последствие, съдържанието така се добавя, че системата става персонална и никой друг не може да я ползва.

Последните месеци се наслушах на всякакви безумия свързани със система по качеството и стратегическите документи. Все се намираше някой да ми каже „Визия и мисия не се пишат в Стратегия за развитие. Вашата е грешна!“ , „Тези документи са грешни, защото са сложни!“ ,“Направили сте документите да важат и за ДГ и за училище. Искам моите да са простички и да ми ги разпишете специално за мен. Така обещахте.“, „Ние не сме образователна институция. Ние сме детска градина“, „Ние нямаме обучаеми. Работим с деца“ „Може ли да ми дадете системата, ама да не се занимавам повече?“…..
Безсмислено е да цитирам всички.

Истината е, че в стратегията има визия и мисия, документите са еднакви като точки, но не и с еднакво съдържание. Системата ми е сложно разписана, но лесно се поддържа. Всички Вие сте образователни институции и дали са деца или ученици, всички те са обучаеми. Има изизсквания на МОН и аз при разписването на системата се съобразих със ЗПУО и с всички ДОС. /Да не говорим, че ДОС за физическа среда не е излязал, а ще текат проверки по СУК/
Отделен е момента, че има задължителни атрибути, които самото ISO 9001:2015 изисква.

Сега по същество.
Ще Ви заложа някои основни стъпки при изграждане на Система по качество:

  1. Описваме всички налични документи в образователната институция и залагаме всички документи изискани от МОН, в ЗПУО с приложими ДОС.
  2.  Създаваме обща номерация. Изграждаме дървовидна структура, в основата на която е Наръчник по управление, Стратегия за развитие, три Процедури, прилежащите оперативни документи, добавяме всички наръчници  и процедури според спецификата на образователната институция.
  3. Разглеждаме спецификата на нашата образователна институция, като правим прилежащите оперативни документи така, че да могат да бъдат реално приложими в средата, в която функционираме.
  4. Изграждаме Наръчник за самооценка, за да можем да проверяваме функционалността и ефективността на системата ( имаме изискване в ЗПУО и поредица от наредби).
  5. Изграждаме инструментариум, с който да оперираме и описваме процесите при взаимодействие.
  6. Диагностицираме и анализираме наличните данни по изградени модели.
  7. Изграждаме модели за доклади, последващи стъпки и модели за реакция при възникване на необходимост от промени.

До тук какво съм направила и как работя?

  1. Описани са всички документи изисквани от МОН.
  2. Изградила съм номерацията, структурата, вида на  системата, според изискването на ISO 9001:2015 за вид на документацията.
  3. Залагам в системата всички специфики, за които знам и които са ми подадени от дадената образователна институция, с която работя.
  4. Изградила съм Наръчник за самооценка с области и критерии. Отделно са приложени скали за оценка.
  5. Давам насоки по отношение на функционалност и процесите на взаимодействие, като се съобразявам с възможностите на всяка образователна институция.
  6. Диагностика и анализ изисква разбиране за работа от Комисия по качество( работна група), затова след януари ще има задължително обучение на тема „Самооценка на образователна институция в съответствие с изискванията на системата по качество. Рамка. Диагностика. Анализ. Оценка.“. При внедряване на системата, за всички педагози в образователната институция,  е препоръчително да се направи обучение „Как се събира доказателствен материал по системата по качество“ така, че екипите да подпомогнат своите комисии и педагозите да подходят с разбиране към самооценката. Доказателственият материал и съответно документацията, трябва да е в съответствие със заложените изисквания в Наръчник за самооценка. В документацията, която съм разработила, доказателствения материал е заложен в портфолио на учител и в портфолио на дете/ученик.
  7. Изработила съм формата на докладите и по отношение на доклада, ще дам насоки на обучението за следващата година, което е предвидено през януари с комисиите.

Къде са разликите в документацията?
В началото, като се погледне системата има един и същи вид. Точките изглеждат еднакви. Наръчниците изглеждат еднакви, но съдържанието във всяка една точка е различно според спецификите на образователната институция. Отделно заложените параметри за проверка са различни. Наръчника за самооценка е изграден на база описаните процеси и изградените модели при работа. Примерно в Стратегия за развитие, имаме различни цели, различни приоритетни направления и дейностите за изпълнението им са различни, но има заложено изискване за вида и оформлението на стратегическа документация и БДС стандарт.Проверката на съответната дейност от стратегията, има своите специфики и разглежда специфични модели (подходи) при работа. Същото важи за Наръчник по управление на качеството и всички останали документи. Определени модели се залагат още в началото при внедряване на системата, за да може тя да функционира, после се добавят специфики и промени, ако има необходимост. Може да е една дума, но тя променя режима на работа.
 
Как се добавя документ в системата?

  1. Намираме за кой раздел от документи се отнася.
  2. Разглеждаме раздела за допустимост по отношение на промени и в основния документ ( примерно Наръчник по управление), включваме изречение водещо до съответния оперативен документ, който искаме да бъде добавен.
  3. Включваме номера на документа в общата таблица с номерацията. Това е екселски файл с опис на документите, който е неразделна част от системата.

 
Защо не трябва да се доверяваме на всичко написано в Интернет?
Когато четете, е препоръчително да проявите разбиране. Това, че го пише, не значи, че е вярно. Доста колеги злоупотребяват с документация, но пак казвам, не всичко може да се приложи навсякъде.Каква е логиката да си залагате параметрите на други хора и после по тях да се самооценявате? Може да се окаже, че Вашите документи са далеч по - удобни и приложими.

Голяма част от документите в Интернет са на база ISO 9001:2008 (ориентирано към продукти и услуги). Сега функционира  ISO 9001:2015 (ориентирано към управление на риск и лидерство). Старото ISO 9001:2008 излиза от употреба на 15.09.2018 година. 

Никога не съм отказвала подкрепа, но искам да Ви обърна внимание, че неразбирането не значи, че определени модели са грешни. Системата се изгражда бавно и търпи промяна. Затова категорично смятам, че не е достатъчно само системата да се разпише, а да осъзнаете логическата връзка в документацията и къде, какво и как е заложено. Представете си, че строим къща. С внедряването на системата сме положили основите. Докато стигнем до мебелировката, ще извървим заедно един дълъг път.

Ако изпитате затруднения при изграждането на стратегическа документация, документация свързана с управление на риск или система по управление на качеството, ние може да разработим такава за Вашата образователна институция, в зависимост от среда и специфики.

инж. Калина Христова
Изп. директор "Институт по качество в образованието"
e-mail: hristova@eduset.net
Тел.: 0899885167

 
 
 
 

За автора

Консултант с над 15 години опит като експерт и одитор по:
"Управление на качеството ISO 9001", "Управление на риска" ISO 31000, IEC/ISO EN 31010"
Експерт с над 10 години опит в подпомагане на компании в криза, "Стратегическо планиране", "Стратегическо... Прочетете повече