“КАК ДА ОРГАНИЗИРАМЕ ОТЧЕТНОСТТА ЗА СТРАТЕГИЧЕСКИ ПЕРИОД 2016/2020?” ПОДГОТОВКА ЗА ВЪНШЕН ОДИТ (АТЕСТАЦИЯ, ИНСПЕКТИРАНЕ). /ПРАКТИЧЕСКИ НАСОКИ/

Уважаеми Колеги,

Във връзка с приключване на стратегически период 2016/2020, предстоящата самооценка и предстоящата атестация, ще обърна внимание на някои детайли, документи и организация на отчетни форми.

Приключването на стратегическия период, е един от най – важните, защото дава информация как сте работили не само Вие, но и целият педагогически и непедагогически колектив.
Краят на учебната 2019/2020 беше натоварен от възникналата ситуация на „Криза“, а именно появата на Covid – 19 и преминаването на дистанционен режим на работа на образователните институции. Колегите от детските градини бяха в отпуск, но продължиха да работят, като предоставяха информация за възможности за усвояването на знания и умения, към родителите.

Самооценка
Вътрешният одит (самооценката) се обезпечава от Комисия (Работна група) по качество, която провежда мониторинг, изгражда доклад и привежда параметрите по заложената рамка, определена от  Педагогическия съвет.
Вътрешният и външният одит имат за цел да обезпечат обективността на оценката и да дадат достатъчно ясна представа има ли съответствие с приложените изисквания.

За стартиране и осъществяване на самооценката, е препоръчително да има:

1. Пусната заповед за стартиране на самооценката.
2. Запознаване на колегията с изискванията по отчетни форми.
3. Организиране на Контролна дейност на директора, която да отчете наличие/липса на база данни, отчетни форми и готовност за работа в следващ стратегически период.
4. Проучване за бъдеща работа, като всеки член на екипа в образователната институция и всяка група заинтересовани лица, дават писмено предложение за развитие на институцията в следващ стратегически период.
5. Провеждане на срещи на всички комисии, работни групи и екипи, за да се обобщи работата в направлението и да се изгради доклад. Докладите имат специфика, затова за тях ще дам насоки по – долу в текста.
6. Предаване на докладите на Комисия по качество. Комисията обобщава резултатите и изнася доклад на последен ПС.
7. След изнасяне на Годишния доклад от самооценка и Годишния доклад по изпълнение на стратегическа рамка, се обсъждат предложенията за бъдеща работа, идентифицираните мерки по качество и се обобщават параметри, които да бъдат заложени за следващия стратегически период. Тук от особено значение е да се внимава при определянето и задаване на параметрите от мерките по качество.

Кои са основните елементи, на които е препоръчително да обърнете внимание:

Протоколи
Прилагането на Констативни протоколи и протоколи от срещи, е онази документална база, на която стъпва всяка комисия, работна група или екип, при осъществяване на анализите и докладите. Те дават доказателство за онова съответствие, което е заложено в системата по управление на качество. Рутинната последователност по прилагане и организиране на края на учебната година, няма да може да бъде както предишни години, заради извънредното положение и се налага да бъде осъществена работа в режим на криза. Режимът на криза има специфика при отчетността, като това допълнително ще натовари изискванията по отношение на някои отчетни документи. За отчет в режим на криза, ще напиша отделни препоръки, т.к. е доста обемисто като текст. Ако на някой му е спешно, може да се свърже с мен. Работата на комисии, ПС, работни групи и прочие, прераснаха в онлайн срещи, за които можете да направите протоколи.
Анализ/анализи
Анализът към всеки доклад, във всяко едно направление, е важен и значим. По разписването на анализа, има някои особености и елементите за обследване, на които е добре да обърнете внимание, като е препоръчително анализите да се осъществят на база информационни данни, с доказан характер.
Обърнете внимание!
Данните, на които се изгражда аналитичната част се съхраняват в портфолио на учител, портфолио на директор, портфолио на образователна институция, констативни протоколи, вкл. протоколи от работа със заинтересованите страни. Прилагат се всички протоколи, планове, анализи, доклади и мерки по качеството от предходните 3 години, включени като опис в регистър „Вътрешна кореспонденция“, като аналитичната част (съответно количествен и качествен анализ), разглежда целия стратегически период. Следи се мерките по качество дали са включени в Годишния план за дейността през следващата година и дали са определени ясно коригиращите дейности. Съответно се проследява ефективно ли е било приложено коригиращото действие и дали има желаната резултатност в направлението.
Доклад/доклади
По всяко едно направление се изгражда доклад с обобщена форма на достигната резултатност, определена в целите по качество и се прилага изискване за форма на доклад.  Всички доклади се обобщават от Комисия по качество и се прилагат за обсъждане на ПС. Съпоставят се данните с тези, които директорът е описал в своята контролна дейност. Ако има разминаване, се обсъжда и се взема становище по казуса.

Заради големия обем на материала, включващ препоръки, насоки, примерни описателни части, структурни документи, изисквания по планови и отчетни форми, изисквания по проследимост, стъпки по прилагане, матрици на документи и бланкови форми, разписах всички изисквания, в практическо ръководство, което се оказа доста добро решение и колегите, които го притежават споделят, че им е изключително полезно.  Последните месеци, написах две книги с практически насоки:

• Практическо ръководство 1, разглеждащо изискванията по външен одит, включително самоподготовка за атестация и инспектиране със заглавие: “Оценка на управлението. Самооценка и изисквания. Документални форми. Доказателствен материал“
• Практическо ръководство 2, разглеждащо изискванията по изграждане на Стратегия за развитие (2020/2024) в новия стратегически период и Стратегията за интегрирано развитие (това е т.н. Комуникационна рамка), която е за период 2021/2027г.

Практическите ръководства, можете да откриете в раздел „Книги“, на нашия сайт: www.eduset.net

 За директорите
Кои са основните изисквания при организация на системата по управление на качеството и кои от тях гарантират, че е имало ефективно управление на институцията?
Проследете дали сте разработили, изградили и дали управлявате ефективно:

• Инструментариумът по координация и субординация, е изграден с ясно определена форма за контрол/коригиращи действия, с коректно определени права и отговорности на всички заинтересовани;
• Проверете дали са спазени основните принципи за работа и дали те са базирани на принцип за коректност и справедливост;
• Дали са избрани форми за работа по възможност и специфика на средата;
• Дали има ясна визия за форми на комуникация със заинтересовани страни;
• Дали има избор на форми, гарантиращи истинност на данни;
• Дали е приложено изискване за култура на общуване. Поддържане на положителна среда;
• Дали има поддържане на среда, обезпечена в раздел сигурност и безопасност. Гарантиране на защита на данни;
• Дали има наличие на достатъчни документи. Съдържанието да отговаря на реалната ситуация;
• Дали има изграден инструментариум за управление;
• Дали управлението на риск в образователна среда, обхваща всички области и критерии и дали се осъществява в динамика;
• Дали всяка година (след 2017г.) се е провеждала самооценка. Обръщам внимание, че за 2016/2017 анализ не може да бъде направен, затова се събират само данни и самооценката се осъществява в края на учебната 2017/2018, с края на 2018/2019 и сега 2019/2020, се обобщава стратегическия период 2016/2020.

Кратки насоки за самоподготовка за Външен одит (включително Атестация и Инспектиране)

При външния одит се следи дали има съответствие с изискванията, приложени в ЗПУО, с приложими ДОС и дали са постигнати целите по качество, в съответствие със спецификата на среда и спецификата на функциониране на образователната институция.

Кои са елементите, представляващи интерес при осъществяване на одит:
1. Изградена ли е достатъчна документална база за обезпечаване на всички процеси, протичащи в образователната институция и дали тя включва базови изискуеми документи: •Наръчник по управление на качеството; •Наръчник за самооценка; •Стратегия за развитие; •Процедури по управление, съгласно изискванията на международния стандарт ISO 9001:2015: ПУ 04_01 Контекст на институцията. Обхват. Заинтересовани страни; ПУ 05_01 Координация и субординация; ПУ 07_01 Документирана информация; ПУ 09_01 Вътрешни одити; ПУ 10_01 Несъответствия и коригиращи действия; Оперативни документи, които са: планове, графици, форми за планиране, проследимост и отчет, правила, механизми и т.н. Към настоящия момент всички документи в системата по управление на качество са около 320.
2. Дали ролята на директора е основно ориентирана към разпределяне на отговорностите, проследяване на процесите и обобщаване на резултатността в изпълнение на преките задължения.  Изключена е възможността директорът да поеме цялото натоварване по обезпечаване на документалната база и проследяващите форми. Търси се дали  са разпределени отговорностите и изградена ли е координационна и субординационна рамка .
3. Директорът организирал ли е комисии/работни групи и създадена ли е  логическа рамка кой, какво и как да приложи за изпълнение, според квалификацията на персонала и спецификата на средата.
4. Следи се дали всяка комисия/работна група, разполага с документален инструментариум по планиране, мониторинг и отчетност, като е определена ролята на всяка работна група/комисия, в съответствие със спецификата на среда и спецификата на функциониране.
5. Следи се дали има яснота при разпределение на отговорностите, сроковете, точните и ясни параметри по изпълнение, изградена е и се поддържа положителна работна среда.
6. Следи се дали всички определени със заповед звена планират, изпълняват дейности и дават отчетност по регламентирани документални форми.
7. Следи се дали  са обхванати всички области и критерии, заложени в нормативната база. Изключва се фиктивното описание на процеси, които не са осъществени.
8. Следи се дали са предвидени достатъчен брой процедури по системата за управление на качеството, за да заключим, че има налична изградена „Процедура по качеството“, както е по изискване, заложено в длъжностна характеристика на директор, в Наредба 15.
В изградената от нас системата по управление на качеството, процедурите са пет. Те заедно гарантират пълното покриване на изискването за "процедура по качество". Обръщам внимание на „Процедура за управление координация и субординация“, която да гарантира ефективното разпределение и резултатността. Директорът пуска заповед за привеждане на процедурата в действие. Предвидено е, всеки един учител да бъде включен в разпределението на отговорностите и не се допуска определени лица, да не фигурират в разпределението. Всеки член на екипа и/или работната група, на база тази приложена заповед, изгражда собствен план за работа за периода.
9. Следи се дали целият процес по качеството и ефективното управление се осъществява с приложено планово разпределение по изградената от директора йерархична структура.
10. Следи се дали Работните групи/Комисиите, изграждат планово разпределение, което се управлява според посочените правила и политики, определени от изградената базова документация по системата за управление на качеството. За всяка година, всяка работна група/комисия, прилага План – график за работа, Мониторингова форма за проследяване на резултатността в направлението, междинен доклад в средата на учебната година, доклад в края на учебната година и протоколи от проведени срещи на групата. Всички планове, графици и доклади, се одобряват на Педагогическия съвет.
11. Следи се дали педагозите прилагат доказателствен материал към портфолио на педагогическия специалист и прилагат доклад за осъществените дейности, възложени от директора със заповед. Формата на отчетност за педагозите се определя или от директора, или от Комисията по качеството.
12. Следи се дали обобщените планови разпределения и заложените рамки от всеки един се прилагат в Годишен план за дейността, съпътствано със заповед за разпределение на отговорностите към всяка една единица и/или звено. Годишният план за дейността се утвърждава от Педагогически съвет.
13. Следи се дали при изпълнение има неоспорим доказателствен материал за това. В нашата система, това се осъществява като на всяка осъществена дейност, се попълва Бланка „Дейност“, чрез която набавяме данни в системата. Така се регистрира/ описва дейността и има документирано ниво на резултатност. Успоредно се допуска прилагане на процедура по идентификация на риск в динамика, по карта за идентификация на рискови параметри, а ако данните имат статут по Регламент 679/2016, може да бъде добавена Бланка „Сигурност“. Това се явява основен инструмент по регистриране на съответствия/несъответствия, свързани с управлението на средата. Прилага се изискване за конкретна Контролна дейност на директора, в направлението.
14. Следи се дали работата с всички заинтересовани страни се прилага  по три раздела: информирани ли са, включвали ли са се в дейността на образователната институция,  удовлетворени ли са и с обобщените данни по управление на  среда, се определя въздействието върху заинтересованите страни и самата система. Прилага се информираност по дейностите чрез информационна работна карта. Включването е неразделна част от плановото разпределение на педагогическите специалисти и се обобщава в Плановото разпределение на образователната институция в раздел „Комуникационна политика“. Удовлетвореността се измерва чрез наблюдения и анкети, които се обобщават в доклад. Прилагат се и протоколи от проведени мероприятия. Целият доказателствен материал се прилага в портфолиото на педагогическия специалист и/или в портфолиото на институцията, като така лесно, може да се обобщи  постигнатата резултатност и проследената събитийност в годишния доклад. Изисква се изключително прецизирана и прозрачна система за поощрения и санкции. Прилага се изискване за конкретна Контролна дейност на директора, в направлението.
15. Следи се дали се организира номериране на всички документи в системата по качество, като това включва заповедни книги, входяща/изходяща кореспонденция, дали има „Вътрешен регистър“ за доклади, бланки, констативни протоколи, анализи и др., чрез които всеки документ влиза в системата с уникален номер. Така може да бъде цитиран, без да се налага да описваме съдържанието повторно.
16. Следи се дали докладите се организират отново от долу на горе по създадената йерархична структура и се обобщават от Комисия по качество. Докладите се представят на ПС. Всеки учител, всяка комисия/работна група, изгражда доклад за годината. Тези доклади се, обобщават в Годишен доклад по стратегическа рамка. Годишният доклад включва и самооценката, проведена на база обследване на всяко едно ниво от йерархичната структура, като се обхваща всяко едно направление, в съответствие с изискванията, заложени в нормативна база.
17. Следи се дали директорът осъществява мониторинг върху цялостната дейност в институцията, чрез Контролна дейност на директора.
18. Следи се дали във всеки един доклад (на учител, комисия, работна група, екип, директор, доклад по направление), фигурира раздел „мерки по качество“ и дали „микро“ мерките са обобщени в „макро“ формат, който да е приложен в крайните докладни форми за годината. Съответно дали на база на тези определени мерки са включени „предложения за коригиращи дейности“.
19. Следи се дали коригиращи действия се прилагат при настъпване на изменение от предвидената по плановите форми резултатност или, ако има възникнало събитие, което предполага настъпване на криза и/или промяна.
20. Следи се дали всички дейности по планиране и отчет са обект на обсъждане и приемане на Педагогически съвет.

Прави впечатление, че някои директори „заимстват“ документация от „колеги“. Приписват се планове, доклади, мерки, заради липса на управленска компетентност. Не очаквайте, това при атестацията или инспектирането да не бъде забелязано.

Препоръчвам на всички да изграждат документацията си по специфика на среда и с уникална рамка. Това важи особено за мерките по качество и стратегията за развитие. Безумно е да приемате чужди грешки за свои и да преписвате „недостатъците“ на колегите, (защото мерките са именно това – недостатъците и пропуските, които има дадена образователна институция), както и е безумно да копирате стратегия за развитие от други колеги и да очаквате тя да  е подходяща за Вашата образователна институция. Копирането на стратегията за развитие е първият индикатор, че управлението на дадена институция не е ефективно.

Отчетният период е важен, затова, ако имате нужда от нас и смятате, че можем да Ви бъдем полезни, ще намерите наши координати в менюто на сайта или в страницата ни в социалните мрежи.

Бъдете здрави!
 
инж. Калина Христова
Председател на УС - Фондация "Качество в образованието"
Изп. директор "Институт по качество в образованието"
e-mail: hristova@eduset.net
Тел.: 0899885167